「会議に出席していて何にも発言しないやつがいる！」
「ただ居るだけじゃ意味がないんだけど！」
仕事に対するやる気がないのか疑ってしまうしイラッとする。
しかもその会議の主催者があなたなら余計に非協力感を感じてイライラしますね。
せっかくの会議でたくさんの良い意見を集めて、さっさと結論を出して終わらせたいのに...
そんな会議になれば、あなたにとって良い仕事をしたということにもなりますから、会議を主催した甲斐もありますよね。
僕もサラリーマンの頃、色んな会議をしてきました。
発言しない人がいると「なんであの人何にも発言しないんだろう？」と感じたこともあります。
逆に僕が「発言しない」会議もありました。
しかしその中で、「発言しない人」がいる原因で、一番感じたことは会議の内容にもよるということです。
会議に出席する人が、その内容について積極的に物申してメリットを得たいと思わなければ発言なんてできません。
要するに会議を主催する人が、会議の結末を見据えた上で、それに対する建設的な意見をする人のみを人選すればいいということに気づきました。
そうすることで、
- 聞きたい意見を無駄なく短時間で聞くことができる。
- 出席者に対しても、あなたの主催する会議は無駄でなかったという認識を持ってもらえる。
もうイラッとしなくなるばかりでなく、あなたにとってもいいことがあります。
この記事では、以下を深掘りしていきます。
- 会議で発言しない理由を考えても無駄。
- やるとしても、あなたの主催する会議内容を把握し、問題の解決に至るようなヒントを与えてくれる人を呼ぶべき。
発言しない理由を考えても無駄
会議で発言しない理由を考えるのは、あなたにとってなんのメリットもありません。
考えるだけ無駄です。
これからその理由を解説していきます。
発言して傷つきたくない
過去に、自分のした発言に対し揶揄われたり、非難を受けたりといったことがある人。
こんな人は当時の出来事がトラウマとなっていて発言したくてもできません。
無理強いをして「発言しろ！」といっても、それは余計に本人を苦しめることにもなります。
最悪会社に来るのが嫌になったりだとかストレスになっても困りますよね。
しかし、発言できないだけで本当は良い意見を持っていることもあります。
そういう人に対しては事前に個別に意見を聞いてあげることもが必要です。
こればかりは、性格なんだから仕方がないとは思います。
返って自分の作業に差し支えるかも
発言すれば余計に自分の仕事が増えてしまう。
自分の仕事を進める上でなんら問題がない場合、仕事が増えるというデメリットがあるにも関わらず発言をする人はいないでしょう。
例えば、
もっと良いものを作るために機能追加しよう！
そのためにみんなの意見を聞きたい！
正直、良いものを作るのは無限だと思います。
それで工期が伸びるのであればいいのです。
しかし、サービスの開始は遅らせることができないことがほとんどですので、それはあまり期待はできません。
現状維持のまま進めれば納期、質はある程度確保できるということを意識して、余計な仕事は増やしたくないという考えを持っている人です。
差し迫った状況でない限り、現状維持を貫く考えは正しいのではないでしょうか。
本当に話すことがない
自分がなんのために呼ばれた会議なのか理解していない人です。
そんな人が会議に出席しても話すことがないのは明白です。
僕は以前に、「営業会議」だといってシステム開発者（僕）も出席することになりました。
出席して内容を聞いていると、特にシステム開発に関しての内容ではなく、単なる各自の営業報告のみ。
その中で、受注した案件にシステムに関することはあったのですが、その会議で仕様を詰めるだとか、その案件に対して出来るか出来ないかということでもありませんでした。
ただ聞いているだけです...
議事録も書いていてわかったのですが、結局は単なる報告会です。
意見などしようと思えばできますが、会議の趣旨からするとそれは適してなく単なる時間を浪費するだけです。
別の機会で会議設定して議論する方が話も早いし、実のある結果も得られます。
社内の見える化を意識してやったことだと思いますが、誰でも呼べばいいという考えは、今の時代から外れているような気もします。
問題解決してくれそうな人のみを集めるべき
では、会議ではどんな人を呼ぶべきか。
- 問題が発生したけどそれを解決したい！
- 製品を開発したいけどどうやって開発するの？
会議では、以上のような漠然としたことが議題として上がるケースがよくあります。
その議題に対し誰でも呼んでしまっていては、「（今は）関係ないから」という人が必ず出てきます。
ということは発言しない人も出てくるということになります。
その前に、一度あなたの考えを具体的にメールなどで通知してみてはいかがでしょうか。
やりたいことをメールなどで打診してみる
例えば「あるxx製品を開発したいんだけど...」
でも、最初にメンバー全員を集めて議論しても、発言しない人が必ずいます。
ですから、会議云々の前にあなたとしてはまず、以下のことを具体的に整理して、各社員に一度メールなどで通知すればいいです。
- 製品の仕様
- サービス時期
- 予算
各々の社員はそのメールの内容に対して「問題点＋その解決策」など物申したいことが明確になり返答してきます。
実際に会議に参加させるメンバーは「問題点＋その解決策」を返答してくれた人ということになりますので、あなたのやりたいことを推し進めてくれる人ばかりなんです。
逆に「問題点」のみの返答もしくは返答のない人は「発言しない人」なので参加させないでおくべきです。
そもそも上記全ての事柄に対して、全て前向きな回答が得られなければ会議なんて開くこともないでしょう。
まとめ
ポイント
「会議で発言しない」理由を考えても無駄
あなたの発言の「問題点+解決策」を考えてくれる人を会議に参加させるべき
なんでもかんでも人を集めたがる会議の主催者いますよね。
こういうことは、過去の栄光にすがっている古い体質の会社に多いように思います。
下記リンクからその性質がわかりますよ。
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老害が職場にいて嫌気が差す！対策法教えます。
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今は、多勢で仕事をする時代ではありません。
あなたに対して協力的になってくれる人のみで、会議という場で議論していくことで、あなた自身もそして組織も大きくなっていけます。